Collecte de fonds communautaire
Qu'est-ce que la collecte de fonds communautaire ?
Collectez des fonds pour une noble cause… tout en vous amusant. Transformez votre passion en action en participant à une collecte de fonds au profit de Mass Eye and Ear.
Ce groupe exceptionnel de personnes dynamiques et engagées apporte son soutien à l'hôpital de multiples façons. Qu'il s'agisse de tournois de golf, de dîners entre amis, de stands de limonade, de galas, de lavages de voitures ou d'événements sportifs, il existe de nombreuses façons simples et ludiques de participer à notre programme. Faites appel à votre créativité et à votre passion pour collecter des fonds qui pourront être affectés à un médecin en particulier ou à un service spécifique de l'hôpital. Ces collectes de fonds peuvent contribuer à la stratégie de collecte de fonds de l'hôpital.
Nous sommes là pour vous aider à mener à bien vos initiatives en discutant avec vous de vos idées, en partageant les meilleures pratiques et nos conseils, et en vous aidant à mettre en place une collecte de fonds couronnée de succès.
Bonnes pratiques
Il est important que les collectes de fonds organisées au sein de la communauté s'inscrivent dans la mission et l'image de Mass Eye and Ear. Chaque événement organisé par un tiers doit répondre à des critères spécifiques pour que sa demande d'autorisation soit prise en considération.
Inscription : Si une personne ou un groupe souhaite faire savoir que son activité contribue aux travaux menés au Mass Eye and Ear, il doit alors nous en informer et obtenir notre accord. Ils peuvent s'inscrire ici.
Collecte de fonds : Une fois votre inscription validée, vous aurez accès à une page de collecte de fonds via DonorDrive, à des supports promotionnels et, surtout, à un interlocuteur dédié qui vous accompagnera tout au long du processus.
Directives relatives à la collecte de fonds
Vous devez obtenir l'autorisation de Mass Eye and Ear avant de faire de la publicité pour votre événement ou de l'organiser.
Nous nous réservons le droit de ne pas approuver un événement s'il n'est pas conforme à la mission de l'hôpital.
Tout support promotionnel portant notre nom ou notre logo doit être examiné et approuvé par le responsable des événements ou de la communication avant sa diffusion (par exemple : prospectus, billets, brochures, affiches, etc.). Mass Eye and Ear ne peut être désigné que comme bénéficiaire de votre événement. Par exemple, votre collecte de fonds devrait s'intituler « Golfers with a Vision au profit du Mass Eye and Ear ».
Si Mass Eye and Ear figure parmi plusieurs bénéficiaires, le pourcentage ou le montant des recettes reversées à l'hôpital doit être clairement indiqué sur tous les supports.
Nous serions ravis de faire connaître vos collectes de fonds ! N'hésitez pas à contacter Stacy Kelly pour discuter de la possibilité de partager les photos de votre événement et de son succès sur Facebook. Veuillez noter que nous avons établi des lignes directrices et que la publication des messages relève de la décision de notre équipe de communication.
Mass Eye and Ear ne remboursera à l'organisateur aucun coût ni aucune dépense. C'est à vous qu'il incombe de prendre en charge les frais liés à l'événement. Si vous devez prendre en charge certaines dépenses, veuillez les déduire des fonds collectés avant d'envoyer votre chèque de don.
Suggestions pour réduire les dépenses liées aux événements :
Obtenir des biens et des services offerts à titre gracieux
Négocier une réduction des coûts
Il vous incombe d'obtenir tous les autorisations nécessaires ainsi qu'un certificat d'assurance pour l'événement.
Mass Eye and Eye ne fera aucune sollicitation auprès de nos donateurs, de nos patients et de leurs familles, ni de notre personnel, au nom de votre événement.
Les organisateurs de l'événement sont chargés de tenir la comptabilité de celui-ci.
Toutes les recettes doivent être libellées à l'ordre de « Mass Eye and Ear » et envoyées par courrier à l'hôpital dans les 30 jours suivant la fin de votre collecte de fonds.
Seuls les chèques libellés à l'ordre de « Mass Eye and Ear » et les dons en espèces clairement accompagnés des coordonnées du donateur feront l'objet d'une attestation de don donnant droit à une déduction fiscale, conformément à la réglementation fiscale de l'IRS et de l'État.
Organiser un événement demande du travail, mais c'est aussi très amusant ! Pour beaucoup d'entre vous, il s'agit peut-être de votre première collecte de fonds ; vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour vous aider à vous lancer. Les étapes sont simples et ces informations ont pour but de vous aider à organiser un événement réussi au profit de Mass Eye and Ear.
Mass Eye and Ear peut :
- Donnez des conseils et des suggestions sur l'organisation d'événements et la mobilisation de votre réseau
- Fournissez votre logo pour vos supports marketing
- Aidez-nous à déterminer quel médecin ou quel service de l'hôpital soutenir
- Ressources pour vous aider à organiser et à mener à bien votre événement
- Mettre en place une page dédiée à la collecte de fonds pour recueillir des dons en ligne
Mass Eye and Ear n'est pas en mesure de fournir les services suivants :
- Aide à la collecte de dons, au traitement du courrier, à la participation aux réunions de commission et à la collecte des fonds
- L'utilisation de notre numéro d'exonération fiscale pour tout achat lié à votre événement
- Assurer la présence des bénévoles, des membres du conseil d'administration ou du personnel lors de l'événement
- Accès aux listes de donateurs ou aux coordonnées des donateurs
Questions fréquemment posées
Par où commencer ?
Veuillez remplir ce formulaire pour commencer. Une fois le formulaire envoyé, un membre du service des événements vous contactera pour vous indiquer la marche à suivre.
Comment saurai-je que ma collecte de fonds a été enregistrée ?
Stacy Kelly, responsable des événements spéciaux, vous contactera dans les jours ouvrables suivant l'envoi du formulaire.
Existe-t-il des restrictions concernant les collectes de fonds ?
Nous nous réservons le droit de ne pas approuver un événement s'il n'est pas conforme à la mission de l'hôpital. Si nous avons des réserves concernant votre collecte de fonds, nous vous en ferons part dès notre premier entretien.
Puis-je organiser un événement au profit d'un programme hospitalier ou d'un médecin en particulier ?Tout à fait ! Nous serions ravis de discuter de l'affectation de fonds à un médecin en particulier ou à un service spécifique de l'hôpital.
Vais-je disposer d'une page dédiée à la collecte de fonds ?
Oui, une fois votre inscription validée, vous aurez accès à une page dédiée à la collecte de fonds via DonorDrive.
Quand puis-je organiser une collecte de fonds ?
Quand vous le souhaitez ; notre programme se déroule toute l'année.
Qui va m'aider à organiser ma collecte de fonds ?
Notre équipe chargée de l'organisation des événements se fera un plaisir de vous conseiller et de vous guider. Cependant, nous ne sommes pas en mesure de planifier ni de gérer concrètement votre collecte de fonds. Nous vous recommandons de constituer un comité composé d'amis, de membres de votre famille ou d'autres personnes pour vous aider à organiser et à mener à bien votre événement.
Comment collecter des fonds ?
Procédez étape par étape : commencez par créer votre page de collecte de fonds sur DonorDrive afin de rédiger et de partager votre histoire, puis établissez un budget, fixez un objectif de collecte et définissez un calendrier pour l'organisation de l'événement. Vous bénéficierez également du soutien et des conseils de notre équipe tout au long de votre parcours.
Puis-je utiliser le logo du Mass Eye and Ear ?
Le logo du Mass Eye and Ear ne peut être utilisé qu'avec autorisation. Toute utilisation du logo doit faire l'objet d'une autorisation préalable. Le logo ne doit en aucun cas être modifié.
Est-ce qu'un représentant de l'hôpital pourrait assister à ma collecte de fonds ou y prendre la parole ?
Nous pouvons nous charger d'envoyer des invitations aux médecins et/ou au personnel, mais compte tenu de leurs emplois du temps et de leurs engagements, nous ne pouvons pas garantir leur participation.
Le Mass Eye and Ear prendra-t-il en charge mes frais ?
Non, les organisateurs d'événements doivent prendre en charge l'intégralité des frais liés à leurs collectes de fonds et ne seront pas remboursés. Vous pouvez déduire les frais liés à votre collecte de fonds avant de nous reverser les recettes.
Le Mass Eye and Ear propose-t-il une assurance pour les événements ?
En tant que coordinateur de la collecte de fonds, vous serez chargé d'obtenir les autorisations et les assurances nécessaires à l'organisation de l'événement.
Dois-je créer une association de type 501(c)(3) (à but non lucratif) pour organiser une collecte de fonds ?
Non, il vous suffit de vous inscrire en ligne pour que nous validions votre demande.
Le Mass Eye and Ear fournira-t-il des lettres et des reçus à mes donateurs ?
Oui, nous émettrons des lettres d'accusé de réception accompagnées de reçus fiscaux conformes aux exigences de l'IRS pour les dons versés directement à Mass Eye and Ear. Veuillez noter que nous ne sommes pas en mesure de délivrer des reçus fiscaux pour les dons qui ne sont pas versés directement à Mass Eye and Ear.
En quoi les dons de contrepartie peuvent-ils augmenter les dons recueillis dans le cadre de ma collecte de fonds ?
De nombreuses entreprises versent une contribution équivalente aux dons caritatifs effectués par leurs salariés. Rappelez à vos donateurs de contacter le service des ressources humaines de leur entreprise pour en savoir plus sur le programme de contribution équivalente mis en place par celle-ci.
Comment puis-je collecter des dons et reverser les fonds récoltés dans le cadre de ma collecte de fonds ?
Il existe deux façons de collecter des dons :
- En ligne : le moyen le plus simple, le plus rapide et le plus sûr de collecter des dons consiste à utiliser votre page personnelle de collecte de fonds sur DonorDrive, une plateforme gratuite de collecte de fonds en ligne. Une fois votre page créée, envoyez le lien à vos amis, à votre famille, etc. afin qu'ils puissent soutenir votre initiative en ligne. Les dons seront affichés sur votre page en temps réel.
- Chèques – Tous les chèques doivent être libellés à l'ordre de « Mass Eye and Ear » et mentionner le nom de votre collecte de fonds dans la ligne de référence. Nous ne pouvons pas accepter les chèques libellés au nom de l'organisateur de l'événement.
Envoyez un e-mail à Fondation Mess Eye and Ear
Attn : Stacy Kelly, Director of Special Events
243 Charles Street
Boston, MA 02214