Informations sur les fournisseurs/vendeurs
Politiques et directives
Mass General Brigham (anciennement Partners HealthCare) (Client) exige que les vendeurs/fournisseurs (Entreprise) effectuent certaines vérifications des antécédents pour les employés de l'Entreprise affectés à un site de Mass General Brigham pendant plus de trois semaines ou qui auront accès aux informations de santé protégées. De plus, le personnel temporaire, quelle que soit la durée de son engagement, doit satisfaire à ces exigences. L’Entreprise se doit de conserver la documentation attestant du respect de ces exigences et de pouvoir en démontrer la conformité, sur demande. Si un employé de l'Entreprise ne parvient pas à satisfaire ces exigences, l'Entreprise doit contacter le Client avant que cet employé ne commence à travailler pour Mass General Brigham afin de déterminer les prochaines étapes. Toute communication contenant des informations personnelles doit être envoyée par e-mail sécurisé ou chiffré.
Les questions concernant ces normes doivent être adressées à la Police & Sécurité à : policecori@partners.org.
Téléchargez le document de vérification des antécédents (PDF) pour les détails de cette exigence.
Mis à jour en juin 2022
Mass General Brigham exige que tous les représentants des fournisseurs/vendeurs, les entrepreneurs, les consultants et le personnel temporaire qui travailleront sur site dans toute installation de Mass General Brigham ou au domicile d’un patient soient vaccinés contre la grippe (s'ils travaillent pendant la saison de la grippe, du 15 septembre au 30 avril).
De plus, les représentants des fournisseurs et des vendeurs, les entrepreneurs, les consultants et le personnel temporaire travaillant sur site dans un hôpital Mass General Brigham, un établissement de santé ou au domicile des patients pendant plus de trois semaines doivent également répondre aux exigences supplémentaires en matière de prévention des infections. Téléchargez le document sur les normes de prévention des infections (PDF)
Lisez les FAQ sur les normes de prévention des infections pour les entreprises (PDF)
Mis à jour le 15 juin 2025
Mass General Brigham Incorporated a contracté avec Green Security pour l'accréditation des fournisseurs. Les représentants des fournisseurs nécessitant un accès aux zones de soins aux patients dans la plupart des établissements de Mass General Brigham doivent être enregistrés et obtenir un badge de Green Security pour y accéder.
Téléchargez le document complet concernant le badge et l'accréditation sur site (PDF)
Mis à jour en décembre 2020
Obligations d'assurance pour les entreprises fournissant des biens et des services
Ce document décrit les obligations d'assurance pour les entreprises fournissant des biens ou des services à Mass General Brigham et ses affiliés.
Téléchargez le document complet concernant les obligations d'assurance (PDF)
Mis à jour en janvier 2025
En tant qu'organisation à but non lucratif, Mass General Brigham prend très au sérieux ses responsabilités fiduciaires et cette attention à la maîtrise des coûts raisonnables s'applique à notre communauté de fournisseurs. Les exigences suivantes s'appliquent aux frais de voyage facturés à Mass General Brigham et à ses affiliés :
- Tout temps passé par un employé de l'entreprise (« Employé de l'entreprise ») ou des agents de l'entreprise à faire la navette entre leur domicile et leur lieu de travail ne sera pas compté comme du temps passé à fournir des services au client. Tout temps supplémentaire passé par un employé de l'entreprise ou de tels agents voyageant à la demande spécifique du client sera compté comme du temps passé à fournir des services au client. Ce temps doit être pré-approuvé par écrit par le client à l'avance et sera soumis à tout plafond de paiement maximum convenu par les parties pour tout projet défini particulier.
- Les voyages (avion, train, etc.) doivent toujours se faire en classe économique, quelle que soit la durée du voyage.
- Les locations de voitures doivent être d'une classe standard/pleine ou inférieure, sauf si une classe de voiture différente est documentée comme moins coûteuse. L'essence, les péages, l'assurance et les frais de stationnement pour les véhicules de location seront également remboursés, mais pas les contraventions de stationnement, les infractions au code de la route, etc. Si un véhicule personnel est utilisé, le kilométrage sera remboursé au taux fédéral de kilométrage POV (actuellement $0,545 par mile, mais mis à jour annuellement) et les péages ainsi que les frais de stationnement seront remboursés.
- Les frais de repas et les dépenses accessoires ne peuvent pas dépasser le taux fixé par l'Administration des services généraux (GSA) pour la région où le travail sera effectué (disponible à : https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates). Lors des jours de voyage, le remboursement sera de 75 % du taux de per diem fédéral pour la région.
- Des hébergements raisonnables pour une chambre simple standard dans un hôtel de milieu de gamme seront remboursés. Les hébergements à long terme doivent être recherchés chaque fois que cela est financièrement avantageux.
- Les locations de films, les frais de gym, le nettoyage à sec, etc. ne sont pas remboursables, tout comme les frais d'appel téléphonique non directement liés au projet.
- Pour des situations ou des dépenses inhabituelles, veuillez contacter votre contact commercial de Mass General Brigham pour obtenir des conseils. Ils peuvent se référer à la Politique de voyage des employés de Mass General Brigham afin de fournir des conseils détaillés supplémentaires.
- Des reçus originaux doivent être fournis pour le remboursement des frais d'hôtel, de voiture et de voyage en avion. Les repas et les frais accessoires seront payés au taux de per diem fédéral, sauf si le Client demande le contraire.
Téléchargez le document des Exigences de dépenses de voyage (PDF)
Mis à jour en décembre 2020
Le fournisseur reconnaît que si les factures ne sont pas soumises conformément à cette section, Mass General Brigham (Client) ne peut garantir le paiement rapide des frais.
Les commandes et les factures
Le fournisseur doit soumettre la ou les factures pour les paiements dus ici après réception de l'approbation écrite du Client concernant les services et/ou les livrables. Pour garantir un paiement rapide et correct, le fournisseur reconnaît et accepte de respecter les procédures opérationnelles standard suivantes pour la réception des commandes, la facturation et la résolution des non-paiements. Le non-respect des procédures ci-dessous peut entraîner un retard de paiement.
Réception de commande
Les commandes de Mass General Brigham doivent être accompagnées de bons de commande au format standard de Mass General Brigham : Un numéro de bon de commande doit être une séquence de 11 caractères commençant par le préfixe "PO-", suivi de 8 chiffres.
Le fournisseur doit reconnaître et confirmer l'ensemble des détails de la commande dans les 24 heures suivant sa réception.
EDI. La méthode préférée de Mass General Brigham pour les accusés de réception de bons de commande est via EDI (Échange de Données Électroniques) par GHX. Si votre organisation est capable de cette méthode, veuillez contacter POConfirmations@MGB.org.
EMAIL. Les accusés de réception de commande peuvent être envoyés à POConfirmations@MGB.org.
Facturation
Les conditions de paiement standard pour le client sont de 45 jours nets à partir de la date de la facture.
Toutes les factures doivent contenir, au minimum : le numéro de facture, la date de la facture, le numéro de commande et l'adresse de paiement.
Un seul bon de commande (PO) peut être indiqué par facture. Pas plus d'une facture (invoice) ne peut être indiquée par page. Plusieurs factures ne peuvent pas être combinées sur une seule page.
Les factures ne doivent pas inclure d'intérêts ou de frais de retard.
Les accords, les feuilles de calcul Excel, les relevés ou tout autre document que la copie de la facture au format PDF ou image TIF ne seront pas acceptés
Veuillez soumettre uniquement 1 copie de chaque facture.
Méthodes de facturation
EDI : La méthode de facturation préférée de Mass General Brigham est par EDI (Échange de Données Électroniques). Si votre organisation est capable de cette méthode de livraison de factures, veuillez contacter PHSMMISVENDORUPDATE@partners.org
Courrier : Envoyez les factures contenant le numéro de commande sur chaque page à :
Mass General Brigham Attn : Comptabilité
399 Revolution Drive Suite 327 Somerville, MA 02145
Email : Les factures qui sont transmises par email à : PHSPOINVOICE@PARTNERS.ORG doivent respecter les exigences techniques ci-dessous.
- Les factures DOIVENT être soumises en tant que pièces jointes qui sont un « .pdf » ou « .tif » non chiffré avec une profondeur de bits maximale de 24.
- Les pièces jointes doivent contenir uniquement des factures (veuillez ne pas inclure de pages de couverture, de relevés, d'accords, etc.).
- Le numéro de commande DOIT être référencé et visible sur chaque facture.
- Veuillez limiter une facture à chaque PDF.
REMARQUE : Lors de la soumission d'une facture avec un numéro de commande « écrit à la main », veuillez vous assurer d’utiliser uniquement de l'encre noire. D'autres encres de couleurs que le noir ne se scannent pas correctement, et le numéro de commande est souvent illisible.
Paiement
Les demandes de paiement peuvent être adressées au département de soutien des opérations de la chaîne d'approvisionnement au 617-726-2142.
Résolution des paiements non effectués ou partiels
Si le fournisseur prend connaissance d'un problème lié au paiement, l'entreprise doit contacter le Support des Opérations de la Chaîne d'Approvisionnement au 617-726-2142. Tant que les parties sont engagées dans des discussions commerciales de bonne foi visant à parvenir à une résolution de tels problèmes, les commandes ne seront pas suspendues.
Les fournisseurs doivent contacter notre département de soutien des opérations de la chaîne d'approvisionnement au 617-726-2142 immédiatement une fois qu'une facture est devenue échue ou a été déterminée comme ayant été payée partiellement.
Toutes les soumissions au Support des Opérations de la Chaîne d'Approvisionnement nécessitent un numéro de ticket, qui peut être obtenu en appelant 617-726-2142. Un nouveau numéro de ticket est attribué pour chaque cas / appel. Une fois qu'un ticket est obtenu, les factures nécessitant une résolution peuvent être soumises par email à l'adresse fournie.
Les soumissions au Support des Opérations de la Chaîne d'Approvisionnement non accompagnées du numéro de ticket correct pour les factures soumises ne seront pas acceptées.
Les frais de déplacement ou autres frais remboursables
Les frais de déplacement et autres frais remboursables doivent être conformes aux Exigences de Frais de Déplacement de Mass General Brigham (PDF) y compris la documentation des frais réels lorsque cela est nécessaire et un plafond des frais de déplacement et autres coûts ne devant pas dépasser neuf pour cent (9 %) des frais totaux payés, sauf accord contraire des Parties par écrit.
Le Client remboursera le Fournisseur pour les frais raisonnables directement liés aux Services, uniquement dans la mesure où le Client a autorisé ces frais par écrit à l'avance.
Téléchargez le document sur les Procédures de Facturation (PDF)
Mis à jour en février 2025
Mass General Brigham s'attend à ce que les fournisseurs dont le logiciel ou le matériel sera utilisé dans notre environnement de production respectent les Exigences de Gestion des Changements des Services d'Information.
Téléchargez le document complet sur la Gestion des Changements en Services d'Information (PDF)
Mis à jour en décembre 2020
Mass General Brigham accueille et soutient ses relations avec les Fournisseurs et dispose de nombreuses façons d'interagir avec eux. Ces relations sont essentielles pour soutenir la mission de Mass General Brigham de fournir, promouvoir et soutenir des soins aux patients de haute qualité et à la pointe de la recherche et de l'éducation médicale. En même temps, Mass General Brigham reconnaît que ces relations peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts qui créent un risque d'introduction de biais, ou l'apparence de biais, dans la manière dont Mass General Brigham réalise sa mission et ses opérations commerciales. Pour gérer ce risque, Mass General Brigham a une politique extensive de conflit d'intérêts qui aborde la préoccupation concernant le biais potentiel dans tous les différents types de relations que Mass General Brigham entretient avec les Fournisseurs.
Un élément principal de la politique de conflit d'intérêts de Mass General Brigham qui est pertinent dans le contexte des contrats commerciaux est une interdiction complète des cadeaux de tous les Fournisseurs. Cette interdiction s'applique à tous les employés de Mass General Brigham, y compris tous les médecins employés à temps plein et à temps partiel, ainsi qu'à d'autres individus lorsqu'ils agissent en tant que représentants de Mass General Brigham. La définition des cadeaux interdits par cette politique inclut de nombreuses choses que les Fournisseurs ont l'habitude d'offrir à leurs clients ; elle couvre les repas, les voyages, les billets pour des événements sportifs, les paniers de vacances et même des objets de valeur minimale tels que des stylos et des tasses à café. En plus de cette norme de Mass General Brigham, les médecins et autres prescripteurs sont soumis à des exigences étatiques et fédérales particulièrement strictes concernant l'acceptation d'objets ou de services de la part de fournisseurs de médicaments ou de dispositifs médicaux, et les cadeaux des Fournisseurs peuvent également enfreindre les lois interdisant les rétrocommissions.
En plus d'interdire les cadeaux donnés directement aux individus affiliés à MGH, la politique de cadeaux de Mass General Brigham interdit les cadeaux à une institution affiliée à Mass General Brigham qui sont destinés en fin de compte à l'usage ou au bénéfice personnel des individus de Mass General Brigham – comme un cadeau à un département de Mass General Brigham pour de la nourriture ou un soutien pour un repas départemental pour ses membres.
En tant que fournisseurs de Mass General Brigham, nous attendons des entreprises qu'elles prennent connaissance de cette politique de cadeaux, qu'elles la respectent, qu'elles informent leurs représentants de celle-ci et qu'elles s'assurent que ces derniers la respectent également.
Politiques et directives
Toutes les factures valides doivent être envoyées à :
Mass General Brigham
À l'attention de : Comptabilité
399 Revolution Drive Suite 327
Somerville, MA 02145
Si votre entreprise doit des fonds à Mass General Brigham, veuillez envoyer un mémo de crédit ou un chèque de remboursement à l'adresse ci-dessous en précisant clairement les informations relatives au remboursement.
Mass General Brigham
À l'attention de : Comptes Fournisseurs
399 Revolution Drive Suite 327
Somerville, MA 02145
À moins que des arrangements alternatifs ne soient convenus par écrit, les remises doivent être payées dans les 45 jours suivant la clôture du trimestre concerné.
Les remises doivent être payées par chèque (aucun virement ou mémo de crédit accepté) à cette adresse :
Administrateur des Remises
Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement
Mass General Brigham
399 Revolution Drive, Suite 310
Somerville, MA 02145-1446
Une répartition électronique de la remise (précisant les achats auxquels elle se rapporte) doit être envoyée à PHSSCMRebates@partners.org lorsqu'un chèque est envoyé.
Fournisseur guide
Le Guide du Fournisseur de Mass General Brigham aidera les fournisseurs à se conformer à nos politiques et à comprendre notre processus d'approvisionnement. Revenez bientôt pour en savoir plus sur nos politiques de chaîne d'approvisionnement, nos valeurs et nos questions fréquemment posées.
Programme d'Achat d'Impact (IPP)
Qu'est-ce que l'IPP ?
Introduit en 2025, le Programme d'Achat d'Impact (IPP) est l'initiative de Mass General Brigham conçue pour faire avancer notre mission grâce à des achats responsables et impactants. Notre objectif est d'augmenter nos dépenses auprès des entreprises locales, petites, détenues par des vétérans et détenues par des personnes en situation de handicap, reconnaissant que nos décisions d'achat ont un impact direct sur le bien-être économique et social des communautés que nous servons.
Comment le Programme d'Achat d'Impact fait-il avancer les Quatre Piliers de Mass General Brigham ?
Soins aux patients
Une base d'approvisionnement solide et réactive garantit que nos cliniciens et soignants disposent des outils nécessaires pour fournir des soins excellents.
Recherche et innovation
Nous valorisons l'innovation et l'adaptabilité de notre communauté de fournisseurs, des traits qui contribuent au succès de notre entreprise de recherche.
Éducation et formation
Nous visons à donner l'exemple et à développer un modèle d'approvisionnement qui reflète nos valeurs institutionnelles et soutient le développement des futurs leaders en santé.
Communauté
En nous efforçant de travailler avec des entreprises locales et petites, nous contribuons à la création d'emplois locaux, à l'investissement communautaire et à l'amélioration des conditions socio-économiques, tous liés à une meilleure santé.
Comment faire des affaires avec nous
- Enregistrez votre entreprise : Commencez par enregistrer votre entreprise sur notre Portail des Fournisseurs :
- Complétez votre profil : Assurez-vous d'inclure des détails sur la taille de votre entreprise, la propriété, les produits ou services offerts, et les certifications pertinentes.
- Connectez-vous et engagez-vous : Si vous êtes nouveau dans le domaine des affaires avec des hôpitaux ou si vous avez des questions, nous vous encourageons à contacter notre équipe.
- Restez informé : Assistez à nos événements de sensibilisation pour mieux comprendre comment positionner votre entreprise dans le système d'approvisionnement de Mass General Brigham.
Ce que nous offrons aux fournisseurs
- Une équipe réactive engagée à aider les petites entreprises locales à naviguer dans notre processus d'approvisionnement
- Accès aux départements et projets qui correspondent à vos capacités (lorsqu'ils sont disponibles)
- Mises en relation avec de plus grands entrepreneurs pour des opportunités potentielles de sous-traitance
- Conseils sur l'enregistrement, la documentation et la préparation aux offres
Nous apprécions votre intérêt à collaborer avec nous. Bien que nous ne puissions garantir des résultats, nous nous engageons à rendre notre processus d'approvisionnement accessible aux fournisseurs locaux. Que vous soyez un fournisseur de soins de santé expérimenté ou un nouveau vendeur, nous vous invitons à nous contacter, à vous enregistrer et à explorer comment nous pouvons travailler ensemble. Pour plus d'informations sur le programme ou si vous avez des questions, veuillez contacter dshahin@mgb.org. Merci. Nous avons hâte d'avoir de vos nouvelles !