Информация о поставщиках и вендорах

Политики и руководства

Проверки биографии

Mass General Brigham (ранее Partners HealthCare) (Заказчик) требует от поставщиков/вендоров (Бизнес) проведения определённых проверок биографии для сотрудников Бизнеса, назначенных на работу на площадке Mass General Brigham более трёх недель или имеющих доступ к Защищённой медицинской информации. Кроме того, временные сотрудники, независимо от продолжительности работы, должны соответствовать этим требованиям. Ожидается, что Бизнес будет вести документацию о соблюдении этих требований и сможет продемонстрировать соответствие, если это будет запрошено. Если сотрудник Бизнеса не может удовлетворительно выполнить эти требования, Бизнес должен заранее связаться с Заказчиком до начала работы сотрудника в Mass General Brigham, чтобы определить дальнейшие шаги. Все коммуникации, содержащие персональную информацию, должны отправляться через защищённую/зашифрованную электронную почту.

Вопросы по этим стандартам следует направлять в полицию и службу безопасности по адресу: policecori@partners.org.

Скачайте документ Проверка биографии (PDF) для получения подробной информации об этом требовании.

Обновлено в июне 2022 года

Стандарты предотвращения инфекций

Mass General Brigham требует, чтобы все представители поставщиков и вендоров, подрядчики, консультанты и временные сотрудники, которые будут работать на месте в любом учреждении Mass General Brigham или в доме пациента , были вакцинированы от гриппа (если работают в сезон гриппа, с 15 сентября по 30 апреля).

Кроме того, представители поставщиков и вендоров, подрядчики, консультанты и временные сотрудники, работающие на месте в больнице Mass General Brigham, медицинском учреждении или доме пациента(ах)  более трёх недель, также должны соответствовать Дополнительным требованиям по предотвращению инфекций. Скачайте документ Стандарты предотвращения инфекций (PDF)

Прочитайте Часто задаваемые вопросы по стандартам предотвращения инфекций для бизнеса (PDF)

Обновлено 15 июня 2025 года

Бейджи и аккредитация на месте

Mass General Brigham Incorporated заключила контракт с Green Security на проверку полномочий вендоров. Представители вендоров, требующие доступа к зонам ухода за пациентами в большинстве учреждений Mass General Brigham, должны быть зарегистрированы и получить бейдж у Green Security для входа в зоны ухода за пациентами/клинические зоны.

Скачайте полный документ о бейджах и аккредитации на месте (PDF)

Обновлено в декабре 2020 года

Страховые обязательства

Страховые обязательства для бизнеса, предоставляющего товары и услуги

Этот документ описывает страховые обязательства для бизнеса, предоставляющего товары или услуги Mass General Brigham и его аффилированным лицам.

Скачайте полный документ о страховых обязательствах (PDF)

Обновлено январь 2025 года

Требования к расходам на поездки

Как некоммерческая организация, Mass General Brigham очень серьёзно относится к своим фидуциарным обязанностям, и этот акцент на разумном контроле затрат распространяется на наше сообщество вендоров. Следующие требования применяются к командировочным расходам, которые будут выставлены Mass General Brigham и его аффилированным лицам:

1. Любое время, проведённое любым сотрудником бизнеса («Сотрудник бизнеса») или агентами бизнеса по пути домой и обратно, не будет считаться временем, проведённым на предоставление каких-либо услуг клиенту. Любое дополнительное время, проведённое сотрудником бизнеса или такими агентами в пути по конкретному запросу Клиента, будет считаться временем, проведённым на предоставление услуг Клиенту. Такое время должно быть предварительно, в письменной форме, одобрено Клиентом и подлежит максимальным лимитам оплаты, согласованным сторонами для любого конкретного определённого проекта.
2. Путешествия (авиаперелёты, железнодорожные поездки и т.д.) всегда должны быть в эконом-классе, независимо от продолжительности поездки.
3. Аренда автомобилей должна быть стандартного/полного размера или ниже, если не задокументирован класс автомобиля, который дешевле. Расходы на бензин, сборы за проезд, страховку и парковку для арендованных автомобилей также будут возмещены, но не штрафы за парковку, нарушения правил дорожного движения и т.д. Если используется личный автомобиль, пробег будет возмещён по федеральной ставке пробега для личных автомобилей (в настоящее время $0?545 за милю, но обновляется ежегодно), а также будут возмещены сборы за проезд и парковку.
4. Общие расходы на питание и сопутствующие расходы не могут превышать федеральную ставку, установленную Администрацией общих служб США (GSA) для региона, где будет выполняться работа (доступно по адресу: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates). В дни поездки возмещение составит 75% от федеральной суточной ставки для данного региона.
5. Разумные расходы на стандартный одноместный номер в отеле среднего класса будут возмещены. Долгосрочные размещения следует рассматривать, когда это финансово выгодно.
6. Аренда фильмов, абонементы в спортзал, химчистка и т.д. не подлежат возмещению, как и расходы на телефонные звонки, не связанные непосредственно с проектом.
7. В случае необычных ситуаций или расходов, пожалуйста, свяжитесь с вашим бизнес-контактом Mass General Brigham для получения рекомендаций. Они могут ссылаться на Политику поездок сотрудников Mass General Brigham для предоставления дополнительной детальной информации.
8. Оригинальные квитанции должны быть предоставлены для возмещения расходов на отель, автомобиль и авиаперелет. Расходы на питание и сопутствующие расходы будут оплачены по федеральной суточной ставке, если Заказчик не запросит иное.

Скачайте документ Требования к расходам на поездки (PDF)

Обновлено в декабре 2020 года

Процедуры выставления счетов

Поставщик признает, что если счета не будут представлены в соответствии с этим разделом, Mass General Brigham (Заказчик) не может гарантировать своевременную оплату сборов.

Заказы и счета

Поставщик должен представить счет(а) на оплату, причитающуюся по этому соглашению, после получения письменного одобрения Заказчика на Услуги и/или Результаты. Чтобы обеспечить своевременную и правильную оплату, Поставщик признает и соглашается соблюдать следующие стандартные операционные процедуры для получения заказов, выставления счетов и разрешения вопросов неплатежей. Несоблюдение нижеуказанных процедур может привести к задержке платежа.

Получение заказа

Заказы от Mass General Brigham должны сопровождаться заказом (PO) в стандартном формате Mass General Brigham: Номер заказа должен состоять из 11 символов, начинающихся с префикса "PO-", за которым следуют 8 цифр.

Поставщик должен подтвердить получение и все детали заказа в течение 24 часов с момента получения.

EDI. Предпочтительный метод Mass General Brigham для подтверждения заказов - это EDI (Электронный обмен данными) через GHX. Если ваша организация способна использовать этот метод, пожалуйста, свяжитесь с  POConfirmations@MGB.org.

EMAIL. Подтверждения заказов могут быть отправлены на POConfirmations@MGB.org.

Выставление счетов.

Стандартные условия оплаты для Заказчика составляют 45 дней с даты счета.

Все счета должны содержать, как минимум: номер счета, дату счета, номер заказа и адрес для оплаты.

На одном счете может быть указан только один заказ. Не более одного счета может быть указано на странице. Несколько счетов не могут быть объединены на одной странице.

Счета не должны включать проценты или штрафы за просрочку.

Соглашения, таблицы Excel, выписки или что-либо, кроме копии счета в формате PDF или TIF, не будут приняты. Пожалуйста, отправьте только одну копию каждого счета.

Методы выставления счетов

EDI: Предпочтительный метод выставления счетов Mass General Brigham — через EDI (электронный обмен данными, Electronic Data Interchange). Если ваша организация способна использовать этот метод доставки счета, пожалуйста, свяжитесь с PHSMMISVENDORUPDATE@partners.org

Почта: Отправляйте счета, содержащие номер заказа на каждой странице, на:
Mass General Brigham, Внимание: Отдел расчетов
399 Revolution Drive Suite 327 Somerville, MA 02145

Электронная почта: Счета, которые отправляются по электронной почте на: PHSPOINVOICE@PARTNERS.ORG , должны соответствовать нижеуказанным техническим требованиям.

• Счета ДОЛЖНЫ быть представлены в виде вложений, которые являются нешифрованными файлами «.pdf» или «.tif» с максимальной битовой глубиной 24.
• Вложения должны содержать только счета (пожалуйста, не включайте обложки, выписки, соглашения и т. д.).
• Номер заказа ДОЛЖЕН быть указан и виден на каждом счёте.
• Пожалуйста, помещайте только один счёт в каждый PDF-файл.

ПРИМЕЧАНИЕ: При подаче счета с «рукописным» номером заказа, пожалуйста, убедитесь, что вы используете только черные чернила. Другие цветные чернила плохо сканируются, и номер заказа часто становится неразборчивым.

Запросы по оплате

можно направлять в отдел поддержки операций цепочки поставок по телефону 617-726-2142.

Разрешение вопросов, связанных с неполной оплатой

Если Поставщик обнаружит проблему, связанную с оплатой, компания должна связаться с Отделом поддержки операций цепочки поставок по телефону 617-726-2142. Пока стороны ведут добросовестные деловые переговоры, направленные на разрешение таких вопросов, заказы не будут приостановлены.

Поставщики должны немедленно связаться с нашим Отделом поддержки операций цепочки поставок по телефону 617-726-2142 , как только счет станет просроченным или будет определено, что он оплачен с недоплатой.

Все обращения в Отдел поддержки операций цепочки поставок требуют номер заявки, который можно получить, позвонив по телефону 617-726-2142. Для каждого случая или звонка выдается новый номер заявки. После получения номера заявки счета, требующие разрешения, могут быть отправлены по электронной почте на указанный адрес.

Обращения в Отдел поддержки операций цепочки поставок, не сопровождаемые правильным номером заявки для представленных счетов, не будут приняты.

Расходы на поездки или другие расходы, оплачиваемые из собственных средств

Должны соответствовать Требованиям по командировочным расходам Mass General Brigham (PDF) , включая предоставление документации, подтверждающей фактические расходы, где это необходимо, и ограничение, согласно которому расходы на поездки и другие затраты не могут превышать девять процентов (9%) от общей суммы выплаченных гонораров, если Стороны не договорятся об ином в письменной форме.

Заказчик должен возместить Поставщику разумные расходы, непосредственно связанные с Услугами, исключительно в той мере, в какой Заказчик заранее авторизовал такие расходы в письменной форме.

Скачайте документ Процедуры выставления счетов (PDF)

Обновлено в феврале 2025 года

Управление аппаратным и программным обеспечением

Mass General Brigham ожидает, что поставщики, чье программное или аппаратное обеспечение будет использоваться в нашей производственной среде, будут следовать Требованиям к управлению изменениями IS.

Скачайте полный документ по управлению изменениями информационных услуг (PDF)

Обновлено в декабре 2020 года

Конфликт интересов

Mass General Brigham приветствует и поддерживает свои отношения с Поставщиками и имеет множество различных способов взаимодействия с ними. Эти отношения имеют важное значение для поддержки миссии Mass General Brigham по предоставлению, продвижению и поддержке высококачественного и передового ухода за пациентами, исследований и медицинского образования. В то же время Mass General Brigham признает, что эти отношения могут привести к конфликтам интересов, которые создают риск возникновения предвзятости или ее видимости в том, как Mass General Brigham выполняет свою миссию и свои бизнес-операции. Для управления этим риском Mass General Brigham имеет обширную политику конфликта интересов, которая касается проблемы потенциальной предвзятости во всех различных типах отношений, которые Mass General Brigham имеет с Поставщиками.

Основным компонентом политики конфликта интересов Mass General Brigham, который имеет отношение к бизнес-контрактам, является всеобъемлющий запрет на подарки от всех Поставщиков. Этот запрет распространяется на всех сотрудников Mass General Brigham, включая всех врачей, работающих на полную и частичную ставку, а также на других лиц, когда они действуют от имени Mass General Brigham. Определение подарков, запрещенных этой политикой, включает многие вещи, которые Поставщики привыкли предлагать своим клиентам; это касается обедов, поездок, билетов на спортивные мероприятия, праздничных корзин и даже предметов минимальной стоимости, таких как ручки и кружки. В дополнение к этому стандарту Mass General Brigham, врачи и другие назначающие лица подлежат особенно строгим государственным и федеральным требованиям относительно принятия предметов или услуг от поставщиков фармацевтических или медицинских устройств, а подарки от поставщиков также могут нарушать законы о борьбе с откатами.

В дополнение к запрету на подарки, предоставляемые непосредственно лицам, связанным с MGH, политика подарков Mass General Brigham запрещает подарки учреждениям, связанным с Mass General Brigham, которые в конечном итоге предназначены для личного использования или выгоды лиц Mass General Brigham – например, подарок в отделение питания Mass General Brigham или поддержка обеда для членов отдела.

Как поставщики Mass General Brigham, мы ожидаем, что компании будут осведомлены об этой политике подарков, будут следовать ей, информировать своих представителей о политике и обеспечивать соблюдение этой политики их представителями.

Политики и руководства

Каков адрес для выставления счетов Mass General Brigham?

Все действительные счета должны быть отправлены по адресу:

Mass General Brigham
Внимание: Отдел расчетов
399 Revolution Drive Suite 327
Somerville, MA 02145

С кем мне связаться по вопросам оплаты/счетов?

Пожалуйста, свяжитесь с поддержкой операций цепочки поставок. Поставщик может позвонить (617) 726-2142. Если вы являетесь сотрудником Mass General Brigham, вы также можете открыть заявку в Service Now для вашего запроса, используя Service Now, в разделе общих запросов, выберите поддержку операций цепочки поставок.

Является ли Mass General Brigham организацией, освобожденной от налогов? Как я могу получить копии сертификатов об освобождении от налогов?

Да, Mass General Brigham освобожден от налогов. Пожалуйста, позвоните в поддержку операций цепочки поставок по номеру (617) 726-2142 для получения дополнительной информации.

Что мне делать, если у меня нет номера заказа (PO)?

Свяжитесь с отделом, с которым вы работали, чтобы получить номер заказа (PO).

Когда служба поддержки операций цепочки поставок запрашивает у моей компании отчет о непогашенных счетах, как моей команде следует его оформить?

Пожалуйста, убедитесь, что все запрашиваемые отчеты для поддержки операций цепочки поставок Mass General Brigham находятся в формате Microsoft Excel и включают номера заказов (PO), номера счетов, общую сумму счетов и оставшуюся сумму к оплате. Mass General Brigham не будет производить оплату только на основании отчетов и может запросить копии неоплаченных счетов.

Куда моя компания должна отправлять подтверждения о том, что заказы на покупку (PO) были успешно размещены?

Пожалуйста, отправьте все подтверждения заказов на POConfirmations@partners.org.

Куда моя компания должна отправлять изменения в платежах и изменения, связанные с слияниями/поглощениями?

Пожалуйста, позвоните напрямую в службу поддержки операций цепочки поставок по номеру (617) 726-2142 и предоставьте всю необходимую информацию.

Если у моей компании есть вопросы по контрактам или расхождениям в ценах по заказам на покупку, с кем нам следует связаться?

Пожалуйста, позвоните напрямую в службу поддержки операций цепочки поставок по номеру (617) 726-2142 и предоставьте всю необходимую информацию.

Кто является контактным лицом по кредиторской задолженности в Mass General Brigham?

Управление цепочкой поставок имеет центральную службу поддержки клиентов, которая может ответить на все вопросы, связанные с кредиторской задолженностью. Пожалуйста, позвоните напрямую в службу поддержки операций цепочки поставок по номеру (617) 726-2142 и предоставьте всю необходимую информацию.

Как моей компании следует поступать с кредитными записками и чеками на возврат, предназначенными для Mass General Brigham?

Если ваша компания должна средства Mass General Brigham, пожалуйста, отправьте кредитную записку или чек на возврат по адресу ниже, четко указывая информацию, связанную с возвратом.

Mass General Brigham
Внимание: Кредиторская задолженность
399 Revolution Drive Suite 327
Somerville, MA 02145

Куда моя компания должна направлять информацию о отзыве продукта?

Пожалуйста, направьте всю информацию, связанную с отзывом продукта, на электронную почту координатора по отзывам управления цепочкой поставок по адресу RecallCoordinator@partners.org.

Каков процесс для контрактных скидок?

Если иное не согласовано в письменной форме, скидки должны быть выплачены в течение 45 дней после окончания соответствующего квартала.

Скидки должны быть выплачены чеком (переводы или кредитные записки не принимаются) по следующему адресу:

Администратор скидок
Управление цепочкой поставок
Mass General Brigham
399 Revolution Drive, Suite 310
Somerville, MA 02145-1446

Электронная разбивка скидки (уточняющая, к каким покупкам она относится) должна быть отправлена на PHSSCMRebates@partners.org при отправке чека.